Tổ chức sự kiện là một cách để quảng bá, mở rộng thị trường, giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng và còn tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy làm sao để tổ chức thành công và những lưu ý khi tổ chức sự kiện là gì? Các bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cái nhìn tổng quan tạo nên sự thành công của sự kiện
1. Xác định khách hàng mục tiêu
Khách hàng mục tiêu là yếu tố quan trọng cần xem xét khi bạn nghĩ đến việc tổ chức sự kiện. Việc xác định đúng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn lên kế hoạch sự kiện hoàn chỉnh và đạt được mục tiêu đề ra. Bước tiếp theo bạn cần biết khách hàng của bạn là ai, họ cần gì khi đến sự kiện và làm sao để thu hút khách hàng để điều chỉnh chương trình sự kiện phù hợp. Bạn cần xác định được số lượng khách hàng sẽ tham dự sự kiện. Một sự kiện quy mô tầm cỡ sẽ không bao giờ thành công được nếu bạn xác định sai đối tượng khách hàng.
Backdrop sự kiện
2. Xây dựng chủ đề, lên kịch bản sự kiện
Chủ đề của sự kiện là yếu tố được hình thành ngay khi bạn có ý tưởng thực hiện sự kiện. Điều cần làm là viết kịch bản sự kiện bám sát chủ đề, sao cho các chương trình diễn ra tại buổi sự kiện thu hút được khách mời , tạo được tương tác với khách. Kịch bản cần sự chi tiết tỉ mỉ, và có thể cân nhắc thêm vào cách giải quyết những tình huống phát sinh.
3. Học hỏi kinh nghiệm từ các " tiền bối"
Đừng ngại hỏi và nhận chia sẻ từ những người có kinh nghiệm khi bạn là một người tổ chức hội nghị chưa có nhiều kinh nghiệm. Các bậc " tiền bối" sẽ cho bạn lời khuyên có ích và nếu có thể hãy sơ lược các chương trình bạn dự định trong sự kiện để họ góp ý, đây chính là những đóng góp tuyệt vời tạo nên sự thành công của hội nghị của bạn đấy.
Lễ kỷ niệm thành lập
4. Ngân sách.
Bạn cần có dự trù ngân sách cho hội nghị, sự kiện và thực hiện chương trình trong quy mô ngân sách đó. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát tối ưu chi phí, tránh phát sinh hay lãng phí... mang lại hiệu quả cao nhất trên chi phí bỏ ra. Đừng ngại thương lượng giá với đối tác, nhà cung cấp của bạn để có được chi phí thấp nhất nhưng chất lượng vẫn phải tốt.
5. Địa điểm tổ chức hội nghị
Lựa chọn địa điểm tổ chức phụ thuộc vào ngân sách, quy mô event và số lượng khách tham dự, không gian trưng bày sản phẩm( nếu cần).
Với số lượng khách dưới 200 người bạn sự kiện có thể được tổ chức tại các khách sạn , phòng hộ thảo....tuy nhiên với số lượng khách từ 500-1000 người đòi hỏi phòng hội trường lớn, hoặc sân khấu ngoài trời, thuê khu vực sân vận động...
Việc cần thiết khi chọn địa điểm là bạn nên đi khảo sát, xem không gian, trang thiết bị có sẵn và các phụ kiện hỗ trợ khẩn cấp.
Tổ chức sự kiện
6. Truyền thông và quảng bá
Hãy thử tưởng tượng bạn bỏ cả đống tiền để tổ chức sự kiện hoành tráng với một list các chương trình hấp dẫn nhưng rất ít khách hàng đến xem vì không biết đến sự kiện của bạn, và mục tiêu không thể đạt được.
Vậy nên để khách hàng biết đến, tham gia sự kiện của bạn thì quảng bá thông qua truyền hình, báo đài hay treo banner là hết sức cần thiết để có được số lượng khách hàng tham dự theo kế hoạch.
Nội dung quảng bá cần phải ngắn gọn, tập trung vào mục tiêu và thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu.
7. Trang trí không gian sự kiện
Tùy vào mục đích sự kiện và đối tượng khách mời mà sự kiện sẽ được trang trí phù hợp. Với một buổi họp tất niên của công ty không gian cần ấm cúng, hòa đồng chỉ cần thuê đơn vị thi công backdrop đơn giản có thể kết hợp với trang trí bóng bay là hoàn hảo, với những buổi hội thảo thì backdrop cũng không thể thiếu, nội dung hội thảo thời gian cần thể hiện đầy đủ trên backdrop ngoài ra khách hàng cũng cần thuê bục sân khấu và thảm sân khấu tạo được sự sang trọng, nghiêm túc cho buổi hội thảo , với buổi gameshow ngoài trời thì khâu trang trí cần trang trí đẹp và linh động cùng với người dẫn chương trình MC có duyên tạo được không khí sôi nổi cho chương trình.
Trên đây là một số lưu ý, yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, chúc các bạn thành công.
